Surabaya - Untuk meningkatkan fungsi kearsipan di setiap unit kerja, Satuan Kerja Kearsipan Unesa mengadakan Workshop Penyusutan Arsip. Kegiatan yang dilaksanakan pada Selasa, (8/3/2016), pukul 09.00 sampai dengan 15.45 di Ruang Pertemuan Kearsipan Unesa, belakang Gedung Serba Guna (Gema) Kampus Ketintang ini diikuti oleh para tenaga fungsional arsiparis dan tenaga fungsional umum pengelola arsip/naskah dinas yang mewakili fakultas/unit kerja selingkung Unesa. Kegiatan yang diikuti oleh 23 orang ini menurut rencana akan dibuka oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Namun, karena ada kegiatan lain yang bersamaan pelaksanaannya, workshop ini dibuka oleh Suwono, S.H. dan Rr. Dwi Astuti, S.H., M.M. Masing-masing adalah Kepala Subbagian Hukum dan Tatalaksana dan Kepala Subbagian Tata Usaha BAUK.
Narasumber/pemateri workshop ini adalah para arsiparis ahli muda Unesa, yaitu: Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. (teori penyusutan arsip) dan Sunhaji, S.T. (praktik penyusutan arsip), serta Bambang Indragiri, S.P., M.M., sebagai moderator. Dalam paparannya, Djoko menjelaskan, "Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara: (1) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; (2)pemusnahan arsip tak bernilai guna; dan (3) penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Kearsipan Unesa).
Sedangkan penyusutan arsip bertujuan untuk: (1) penghematan dan efisiensi; (2) pendayagunaan arsip; (3) pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi; (4) penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi; dan (5) memenuhi persyaratan hukum."
Djoko menambahkan, "Berdasar tujuan tersebut, alangkah baiknya jika setiap unit kerja segera melaksanakan kegiatan penyusutan arsip." Sementara itu pada sesi praktik, Sunhaji menyampaikan, "Jika unit kerja belum menerapkan sistem pemberkasan arsip maka dalam penyusutan perlu dilakukan pemilahan arsip sesuai klasifikasinya. Setelah itu, berdasar JRA dilakukan pengelompokan arsip ke dalam daftar arsip usul musnah, daftar arsip usul simpan, dan daftar arsip usul serah, lengkap dengan berita acaranya."
Dalam kegiatan ini Kearsipan Unesa juga membagikan buku-buku pedoman/prosedur kearsipan kepada setiap fakultas/unit kerja. Buku-buku tersebut adalah Pedoman Penyusutan Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), Pola Klasifikasi Arsip, dan Pedoman Tata Naskah Dinas (tahun 2015). (Dp/SR/Humas)
Share It On:
